一、函的適用范圍和特點(diǎn)
函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
函的特點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面：其一，在行文方向上，函以平行為主，即用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間，其中包括平行機(jī)關(guān)。有時(shí)也可用于上行或下行文。其二，作為公務(wù)信件的函，任何一級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位均可使用。其三，函的內(nèi)容可以寫大問(wèn)題，也可以寫小問(wèn)題，開門見(jiàn)山，直接入題。
二、函的類別
根據(jù)內(nèi)容和作用，可分為商洽函、詢問(wèn)答復(fù)函和求批審批函。
1.商洽函
用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商談人事調(diào)動(dòng)、聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)、邀請(qǐng)講學(xué)或指導(dǎo)業(yè)務(wù)等事宜。
2.詢問(wèn)答復(fù)函
用于對(duì)處理公務(wù)中不明確的問(wèn)題提出咨詢和給予答復(fù)，沒(méi)有固定的行文方向，有無(wú)隸屬關(guān)系均可使用。
3.求批審批函
用于向無(wú)隸屬關(guān)系的主管部門提出請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)或者主管部門答復(fù)審批事項(xiàng)。
從當(dāng)前公文實(shí)踐看，還有一些函是用來(lái)答復(fù)請(qǐng)示的，這主要指收到請(qǐng)示的上級(jí)機(jī)關(guān)授權(quán)辦公部門，以復(fù)函的形式答復(fù)報(bào)送請(qǐng)示的機(jī)關(guān)。例如國(guó)務(wù)院授權(quán)國(guó)務(wù)院辦公廳函復(fù)一些省市或部委的請(qǐng)示。
三、函的寫作要求和格式
函頭通常使用只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱而不標(biāo)“文件”二字的信函式
格式，寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種，其中文種要注明是函還是復(fù)函。
正文一般由函請(qǐng)(復(fù))緣由、函請(qǐng)(復(fù))事項(xiàng)和尾語(yǔ)三部分組成。發(fā)函的開頭簡(jiǎn)述原因和目的，復(fù)函則以引述來(lái)函的日期、文號(hào)或標(biāo)題為起首語(yǔ)。事項(xiàng)部分，發(fā)函是寫告知、詢問(wèn)、商洽或請(qǐng)求的內(nèi)容，事項(xiàng)要明確具體，語(yǔ)氣要委婉懇切，提出要求應(yīng)給對(duì)方留有余地，不要強(qiáng)人所難，有時(shí)可寫出自己的看法、打算，以供對(duì)方選擇參考;復(fù)函則針對(duì)來(lái)函提出的問(wèn)題明確作答，切忌模棱兩可，答非所問(wèn)。
結(jié)尾部分，發(fā)函一般用“盼復(fù)”、“即請(qǐng)函復(fù)”、“請(qǐng)研究函復(fù)為盼”等作結(jié);復(fù)函多用“特此函復(fù)”等結(jié)語(yǔ)，也可以不寫尾語(yǔ)。值得注意的是，公函結(jié)語(yǔ)一般不用“此致敬禮”、“祝工作順利”等祝頌語(yǔ)。
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