提到編碼，這方面的知識(shí)太小眾了，但在人力資源工作中也是廣泛應(yīng)用的。對(duì)于一些公司，這小眾的知識(shí)能給我們帶來(lái)很大的便利。

　　人力資源部門用到的編碼，通常有：文件發(fā)文字號(hào)、表單編號(hào)、員工編號(hào)、崗位編號(hào)、勞動(dòng)合同編號(hào)、檔案編號(hào)等。對(duì)于編碼規(guī)則，都是在考慮目的性和功能性方面來(lái)設(shè)定的。

　　一、文件發(fā)文字號(hào)

　　在我寫的前面的文章中有介紹，本篇不再講解。

　　二、表單編號(hào)

　　這里所說(shuō)的表單，主要是工作中常用到的各種表格等，對(duì)于此類的編號(hào)，前面的文章中一句帶過(guò)，是建議有獨(dú)立的編號(hào)。表單編號(hào)建議體現(xiàn)部門和順序號(hào)即可，如HR-FORM-0001，HR代表部門，F(xiàn)ORM代表表單，順序號(hào)用四位的數(shù)字表示，從1開始，不足四位的用0補(bǔ)足。所有表單無(wú)論屬于哪個(gè)文件的附件，按照公布的時(shí)間早晚順序編號(hào)，表單修改后文件的版本版次變動(dòng)，表單的編號(hào)是一直不變的。

　　三、員工編號(hào)

　　有HR會(huì)說(shuō)，我們公司要員工編號(hào)沒有用?在這里我明確告訴你，錯(cuò)，大錯(cuò)特錯(cuò)。哪怕公司沒有要求做員工編號(hào)，人力資源部門也要為每一位員工編號(hào)。員工編號(hào)至少有一項(xiàng)作用是哪個(gè)公司也少不了的，那就是作為唯一值進(jìn)行檢索，也是識(shí)別作用。公司員工有可能重名，用身份證區(qū)分的話，號(hào)碼太長(zhǎng)，此時(shí)員工編號(hào)的識(shí)別作用就發(fā)揮出來(lái)了。

　　下面談幾種員工編號(hào)的編號(hào)規(guī)則：

　　(一)最簡(jiǎn)單的編號(hào)

　　這種情況絕大多數(shù)是在部門內(nèi)部應(yīng)用，所以編碼規(guī)則相對(duì)簡(jiǎn)單，能作為唯一值即可。如公司簡(jiǎn)稱為HY，順序號(hào)為5位順序號(hào)，不足5位用虛數(shù)0補(bǔ)足，這樣員工編號(hào)可以編為HY00001，依次向后編號(hào)，一人一號(hào)。甚至我們可以直接用00001來(lái)表示員工編號(hào)。

　　優(yōu)點(diǎn)：便于維護(hù)，便于綜合信息檢索

　　缺點(diǎn)：無(wú)

　　(二)體現(xiàn)入職日期的員工編號(hào)

　　如20170104001，代表8位入職日期和3位順序號(hào)。員工入職后按照入職日期和當(dāng)天的入職順序進(jìn)行編號(hào)。也可以編寫6位入職日期，如170104001，或者再帶上公司簡(jiǎn)稱的編號(hào)，如HY20170104001，HY170104001。

　　優(yōu)點(diǎn)：便于維護(hù)，便于綜合信息檢索

　　缺點(diǎn)：無(wú)

　　(三)體現(xiàn)部門、職級(jí)、崗位等信息的員工編號(hào)

　　這種可以和以上兩種任意組合，如HR代表人力資源部，員工編號(hào)可以編為HY-HR-0001、HY-HR-170104001。同樣道理，把職級(jí)和崗位用數(shù)字或字母代表，和上面規(guī)則任意組合即可，不再詳細(xì)講解。

　　優(yōu)點(diǎn)：?jiǎn)T工編號(hào)可以體現(xiàn)出部門、崗位、職級(jí)等信息

　　缺點(diǎn)：?jiǎn)T工編號(hào)需要維護(hù)，不能形成唯一值，尤其公司人越多、人員流動(dòng)性越大、人員調(diào)動(dòng)情況趙多，維護(hù)的工作量就越大。而且這種編碼規(guī)則不利于綜合信息檢索。

　　綜上，如果公司無(wú)硬性要求，建議采用前兩種編碼規(guī)則。公司有強(qiáng)制要求體現(xiàn)部門、職級(jí)、崗位等信息的，建議人力資源部?jī)?nèi)部也有一套采用前兩種的編碼規(guī)則，以便于進(jìn)行綜合信息檢索。

　　四、崗位編號(hào)

　　崗位編號(hào)體現(xiàn)的信息會(huì)比較多，一般情況下，越小的公司編碼規(guī)則就越簡(jiǎn)單，越大的公司編碼規(guī)則就越復(fù)雜。

　　崗位編號(hào)里面可以體現(xiàn)公司、部門、職位族、職級(jí)、崗位等信息，一個(gè)崗位一個(gè)編號(hào)，崗位編號(hào)主要用來(lái)識(shí)別崗位。

　　如HY-HR-01，HY代表公司，HR代表人力資源部門，01代表人力資源部的某個(gè)崗位。

　　HY-HR-01-01，HY代表公司，HR代表人力資源部門，HY后面的01代表經(jīng)理這一職級(jí)，最后的01崗位順序號(hào)。HY-HR-04-02，這個(gè)編號(hào)我們可以看作是人力資源部專員級(jí)招聘專員崗位，02代表招聘專員，可以用03代表培訓(xùn)專員等。

　　HY-HR-01-01-01，HY代表公司，HR代表人力資源部門，第一個(gè)01代表管理領(lǐng)導(dǎo)崗，第二個(gè)01代表經(jīng)理這一職級(jí)，最后的01崗位順序號(hào)。

　　GT-HY-HR-01-01-01，GT代表集團(tuán)公司，HY代表某個(gè)子公司，后面的含義和上面相同。

　　GT-HY-02-HR-01-01-01，其中02代表人資行政中心，其它含義與上相同。

　　編號(hào)中帶不帶短劃線“-”，或者用字母表示還是用數(shù)字表示等，都可以根據(jù)公司情況來(lái)編制。崗位編號(hào)并不是體現(xiàn)的信息越多越好，它能體現(xiàn)崗位所屬和唯一性即可，至于其它需要體現(xiàn)什么信息，經(jīng)過(guò)仔細(xì)考慮可編制。

　　五、勞動(dòng)合同編號(hào)

　　勞動(dòng)合同需要多次簽訂的特性決定了我們需要對(duì)勞動(dòng)合同進(jìn)行唯一編號(hào)，編碼過(guò)程中，我們可以體現(xiàn)簽訂日期、簽訂次數(shù)、勞動(dòng)合同期限、順序號(hào)等信息。

　　我們以8位簽訂日期來(lái)進(jìn)行編號(hào)，簽訂次數(shù)分別用1、2、3……來(lái)體現(xiàn)，勞動(dòng)合同期限用2位數(shù)字表示，不足2位用0補(bǔ)足，其中00代表無(wú)固定期限勞動(dòng)合同。順序號(hào)用3位順序號(hào)表示，不足3位用0補(bǔ)足。

　　20170104001代表2017年1月4日簽訂的第1份勞動(dòng)合同，這是最簡(jiǎn)單的一種編碼規(guī)則，它用日期和順序號(hào)來(lái)形成唯一值。

　　20170104-3-00-001代表2017年1月4日與員工簽訂的第一份勞動(dòng)合同，是與某員工第3次簽訂勞動(dòng)合同，勞動(dòng)合同期限為無(wú)固定期限勞動(dòng)合同。

　　勞動(dòng)合同編碼沒必要太復(fù)雜，主要能體現(xiàn)唯一性即可。

　　六、檔案編號(hào)

　　建議與員工編號(hào)相同，此處所說(shuō)員工編號(hào)是指能形成唯一值的員工編號(hào)。

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