通知，可以說(shuō)是HR在工作中應(yīng)用最多的一種應(yīng)用文了，雖說(shuō)我們可以不按國(guó)家公文處理辦法來(lái)寫(xiě)通知，但是基本的注意事項(xiàng)還是要有的。人力資源部門(mén)作為和員工利益相關(guān)的多個(gè)政策的制定者、執(zhí)行者與監(jiān)督者，在通知的應(yīng)用上也要下足功夫。

　　一、通知的構(gòu)成要素

　　通知的格式一般包括：標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)(通知編號(hào))、稱呼、正文、落款等。

　　(一)標(biāo)題

　　標(biāo)題一般格式為“關(guān)于XXX的通知”，標(biāo)題是對(duì)正文內(nèi)容的提煉，也就是讓他人一看到標(biāo)題就明白通知是說(shuō)關(guān)于哪方面的事宜。

　　如果通知比較緊急或者重要，可以在標(biāo)題中寫(xiě)明，如“關(guān)于XXX的緊急通知、關(guān)于XXX的重要通知”等。

　　在實(shí)操中，有的人不重視標(biāo)題，或者直接寫(xiě)“通知”二字，或者寫(xiě)“XX通知”(如：放假通知)等，這些標(biāo)題都是不規(guī)范和不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)�。如果將全年的通知進(jìn)行存檔，目錄中全是“通知”二字，對(duì)于文檔的查找也是不方便的。

　　(二)發(fā)文字號(hào)(通知編號(hào))

　　在紅頭文件中，一般是說(shuō)發(fā)文字號(hào)，這個(gè)在《規(guī)章制度文檔的構(gòu)成要素》里面進(jìn)行了說(shuō)明，在此不再重復(fù)。

　　在非紅頭文件中，叫發(fā)文字號(hào)有些不倫不類，筆者將稱它為通知編號(hào)。通知編號(hào)按時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則可以自定，建議體現(xiàn)公司信息、部門(mén)信息、年份、順序號(hào)等，要和規(guī)章制度的編碼區(qū)分開(kāi)來(lái)，如HY-HR-20160001，HY代表公司、HR代表部門(mén)、2016代表年份、0001代表順序號(hào)。一般在文檔、表格等編碼規(guī)則中，建議順序號(hào)一定要帶有虛數(shù)0。

　　(三)稱呼

　　稱呼也就是被通知者的名稱，可以是單位、部門(mén)、團(tuán)體、個(gè)人等，如“公司全體員工;生產(chǎn)一線員工;財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部;張三、李四;……”。

　　(四)正文

　　正文是整個(gè)通知中最重要的部分，它寫(xiě)明通知的事項(xiàng)及要求等。正文內(nèi)容一般由以下幾部分構(gòu)成：

　　正文內(nèi)容一般包括緣由、事項(xiàng)、結(jié)尾三部分。

　　緣由指通知的背景、目的等，讓被通知者明白為什么要給他們發(fā)這一則通知，緣由部分的結(jié)尾是“現(xiàn)通知如下、現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下、特此以下通知”等用語(yǔ)，用于過(guò)渡到事項(xiàng)部分。緣由內(nèi)容不建議寫(xiě)過(guò)多的內(nèi)容，能將原因描述清楚即可。緣由部分在一些簡(jiǎn)短通知中可以不用過(guò)渡用語(yǔ)或者是直接把緣由省略。

　　事項(xiàng)要寫(xiě)明被通知者應(yīng)當(dāng)知道、執(zhí)行等具體事項(xiàng)及要求等。事項(xiàng)內(nèi)容要描述準(zhǔn)確、條理清楚、內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)、便于執(zhí)行等，不能讓被通知者看到通知后不知如何執(zhí)行。

　　結(jié)尾不是必需的，可寫(xiě)可不寫(xiě)。如果要寫(xiě)，有幾種可能：

　　通知生效的日期或效力時(shí)間范圍，如自通知之日起執(zhí)行，自XXXX年XX月XX日起執(zhí)行，效力期限為XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日等。

　　對(duì)事項(xiàng)執(zhí)行的要求，如“望遵照?qǐng)?zhí)行;特此通知，請(qǐng)認(rèn)真執(zhí)行”等，也可以直接用“特此通知”。

　　幾項(xiàng)不規(guī)范通知事例：

　　【事例1】某公司發(fā)布了一則通知，主要內(nèi)容是讓某部分員工參加臨時(shí)培訓(xùn)，其中關(guān)于培訓(xùn)日期和時(shí)間是這樣描述的：培訓(xùn)時(shí)間為明日14點(diǎn)整。按照通知的落款時(shí)間或發(fā)布時(shí)間，被通知員工可以知道是哪一天培訓(xùn)，但是不建議這樣描寫(xiě)，不能讓被通知者推斷，而是要明確寫(xiě)明，如培訓(xùn)時(shí)間為2016年11月18日14點(diǎn)整，或者培訓(xùn)時(shí)間為明(2016年11月18日) 14點(diǎn)整。

　　【事例2】某公司公布了國(guó)慶節(jié)放假的通知，其中有部分內(nèi)容這樣寫(xiě)：根據(jù)國(guó)家放假安排，公司放假時(shí)間為10月1日至10月3日。國(guó)家國(guó)慶節(jié)請(qǐng)假安排可不是這樣安排的，這緣由表述有誤�？梢灾苯诱f(shuō)明公司根據(jù)生產(chǎn)情況，放假時(shí)間為……。

　　【事例3】某公司因生產(chǎn)任務(wù)重，計(jì)劃國(guó)慶節(jié)放假5天，通知正文內(nèi)容“因公司生產(chǎn)任務(wù)繁重，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)研究決定，公司國(guó)慶放假安排為10月1日至10月5日放假，特此通知。”。這則通知沒(méi)有告知員工4日和5日是調(diào)休的哪兩天，內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)。

　　【事例4】某公司發(fā)放端午福利，通知中寫(xiě)明是全體員工都可領(lǐng)福利，結(jié)果保潔員去領(lǐng)福利時(shí)被告知不包括保潔員。此通知內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)，容易讓員工心生不滿。

　　(五)落款

　　落款包括署名、日期和印章等。

　　二、通知的分類

　　在普遍認(rèn)知中，通知一般有事務(wù)性通知、任免性通知、發(fā)布性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、批轉(zhuǎn)性通知等。在人力資源實(shí)操中，用的最多的是事務(wù)性通知和任免性通知。

　　事務(wù)性通知。主要是要求具體事項(xiàng)的執(zhí)行等，如關(guān)于XX放假的通知、關(guān)于對(duì)XX進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)的通知

　　任免性通知，在人力資源實(shí)操中可以將其范圍擴(kuò)展，叫任免異動(dòng)性通知，主要用于任免、聘用、調(diào)動(dòng)、離職、解除勞動(dòng)關(guān)系等方面。

　　另外發(fā)布性通知主要是用于發(fā)布規(guī)章制度，一般紅頭文件中用的較多，在實(shí)行非紅頭文件的公司中，也可以用通知發(fā)布規(guī)章制度，但通知編號(hào)和制度編碼都是獨(dú)立的。轉(zhuǎn)發(fā)性通知一般用于兩個(gè)方面，一是下級(jí)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位的公文，二是轉(zhuǎn)發(fā)不相關(guān)單位的公文，如轉(zhuǎn)發(fā)社保局、職評(píng)辦等單位的公文。

　　三、注意事項(xiàng)

　　在實(shí)操中，有的人對(duì)通知認(rèn)識(shí)不清，或者對(duì)工作了解較少，造成對(duì)通知應(yīng)用不規(guī)范或者工作缺失。

　　(一)通知具有短效性

　　通知一般是要求立即執(zhí)行的具體事項(xiàng)，一般都是立即執(zhí)行、生效的，過(guò)了規(guī)定時(shí)間或者事項(xiàng)執(zhí)行完畢后，通知也就失去了作用。如關(guān)于發(fā)放XX獎(jiǎng)勵(lì)的通知，獎(jiǎng)勵(lì)發(fā)放完畢后通知隨之失效;關(guān)于XX會(huì)議的通知，過(guò)了會(huì)議時(shí)間，通知失去了效力。

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