2014計(jì)算機(jī)一級《MsOffice》復(fù)習(xí)要點(diǎn)(3)

樣式與字符字體格式

　　可能許多用戶沒有看到，在幾個(gè)Word版本之前，Microsoft向Word添加了一種新的樣式類型。在此之前，只有一種樣式類型：段落樣式，并且該樣式只能應(yīng)用于整個(gè)段落。事實(shí)很清楚，我們需要一種更靈活完善的樣式：能在一個(gè)段落內(nèi)應(yīng)用于部分字符的樣式。

　　字符樣式應(yīng)運(yùn)而生。這一新發(fā)明的使用，使得創(chuàng)建自己命名的樣式并用它格式化圖書標(biāo)題、文章標(biāo)題、姓名、電話號碼、網(wǎng)絡(luò)連接成為可能。

　　即使自己從未使用Word2007眾多的格式工具應(yīng)用過一種樣式，但總會有兩種樣式有效：段落樣式與字符樣式。為了證實(shí)這件事，請單擊“樣式”組右下角的“樣式”啟動器以顯示“樣式檢查器”。然后，單擊“樣式”任務(wù)窗格底部中間的圖標(biāo)顯示“樣式檢查器”如圖1所示。如果不理解就不必使用“樣式”窗格。

　　這里應(yīng)用的兩種樣式是正文(默認(rèn)的段落樣式)和默認(rèn)的段落字體(正文的默認(rèn)字符樣式)。后者是“正文”樣式的默認(rèn)字符樣式名稱。

　　對比樣式與直接樣式

　　上面所述只是為了說明應(yīng)用字符格式有兩種方式�？梢允褂脴邮饺�(yīng)用字符格式，也可以應(yīng)用直接格式。因?yàn)橐恢毕蚯版I入，所以很容易對文本應(yīng)用加粗、傾斜或下劃線格式。這就是所謂的直接格式，并且通常沒必要以其他方式應(yīng)用格式。畢竟，我們的目標(biāo)是為了在盡可能短的時(shí)間內(nèi)創(chuàng)建一份有用的文檔。

　　假定創(chuàng)建與應(yīng)用樣式比使用直接格式需要更多的想法、準(zhǔn)備和工作，那看起來使用直接格式對于達(dá)到速度與功能的雙目標(biāo)來說更有效。然而，快捷方式僅相當(dāng)于節(jié)省了時(shí)間。如果它反而需要花費(fèi)更多時(shí)間的話，那它就不是真正的快捷方式了。

　　例如，假設(shè)每次我都需要鍵入一個(gè)書名：按CVTRL +B (加粗)，鍵入書的標(biāo)題，然后再按Ctrl+B以結(jié)束加粗轉(zhuǎn)換。這看起來并不很費(fèi)力，是不是?假設(shè)編者現(xiàn)在告訴我他不喜歡這樣的格式的書名，而是想使用加粗小型大寫，那我就必須改變書名參照以滿足編者的要求。如果所有的書名且只有書名被格式化為加粗，那么我就可以使用Word2007的“替換”特性將粗體替換為粗體小型大寫，但是如果我已經(jīng)將加粗應(yīng)用于其他內(nèi)容而不只是書名時(shí)會怎樣?(很可能是我精心編排的!)那我就只能把頭埋進(jìn)文檔里仔細(xì)地尋找書名的內(nèi)容了。

　　圖　需要時(shí)使用“樣式檢查器”以完全檢查樣式與使用中的直接格式(直接格式由“樣式檢查器”中的“增強(qiáng)”進(jìn)行識別)

　　或者有更壞的情況，假設(shè)我需要更正的格式錯(cuò)誤不止在一個(gè)文檔文件中而是在許多文件中呢?我必須要做大量的工作，是不是?這樣Ctrl+B的快捷方式就不再是一個(gè)很好的快捷方式了，不是嗎?

　　如果改為，每次我想鍵入一個(gè)書名時(shí)，應(yīng)用名為“書名”的字符樣式，我的狀況就會好很多。這樣，我只需簡單的修改“書名”樣式，所有的書名就都會隨之改變。即使是格式“錯(cuò)誤”蔓延到許多不用的文檔，通過使用“自動更新文檔樣式”特性，在這些文檔所基于的模板中改變樣式的定義，我就可以完成修改。

　　戒律是這樣的：如果格式需要重復(fù)應(yīng)用于某些種類的文本(如書名、程序命令、術(shù)語等)，那就創(chuàng)建一個(gè)字符樣式并使用它。

　　相反，如果使用很特別并且不是重復(fù)需要的格式，那就繼續(xù)前進(jìn)并使用直接格式。例如，我在寫信或者備忘錄時(shí)想使用加粗進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，我會使用直接格式。我寫一份正式的報(bào)告并涉及一份期刊的名稱和期刊文章時(shí)，我會使用樣式。

　　提示：為了Word2007更輕松地使用樣式，可以為它們指定快捷鍵。在“Word選項(xiàng)”中，選擇“自定義”選項(xiàng)卡并選擇“自定義”。設(shè)置“類別”為“樣式”。選擇樣式，單擊“請按新快捷鍵”處，按下期望的鍵，然后單擊“指定”-“關(guān)閉”，不要忘記單擊“指定”!

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