經(jīng)常有人問(wèn)到一些關(guān)于會(huì)計(jì)做賬憑據(jù)的問(wèn)題，各種回答千奇百怪，有的回答以訛傳訛。為避免給一些會(huì)計(jì)新人誤導(dǎo)，本人作為一個(gè)會(huì)計(jì)老人現(xiàn)在把這些是是非非進(jìn)行做一個(gè)簡(jiǎn)單梳理。本文僅以企業(yè)為例，不涉及其他單位。
一、會(huì)計(jì)做賬的憑據(jù)一般有那些?
所謂“會(huì)計(jì)做賬的憑據(jù)”就是指會(huì)計(jì)憑證中的原始憑證。
那么在我國(guó)目前國(guó)情的情況下，實(shí)務(wù)中有那些具體的原始憑證呢?
1、發(fā)票(最多的，也是常常被提起的);
2、外企業(yè)開(kāi)具的收據(jù);
3、財(cái)政非稅收入專(zhuān)用收據(jù);
4、中國(guó)人民解放軍或武警部隊(duì)的財(cái)務(wù)專(zhuān)用收據(jù);
5、醫(yī)院、學(xué)校等使用的專(zhuān)用收據(jù)等;
6、捐贈(zèng)收據(jù);
7、銀行、郵政、鐵路等部門(mén)收費(fèi)憑據(jù)等;
8、企業(yè)內(nèi)部自己的工資表、獎(jiǎng)勵(lì)單、付款單、收款收據(jù)、成本核算資料、實(shí)物發(fā)放資料等;
9、資產(chǎn)被盜報(bào)警資料、法院裁定(判決、調(diào)解書(shū))等。
以上僅僅是個(gè)大概，實(shí)務(wù)中會(huì)遇到各種千奇百怪的原始憑證，需要具體問(wèn)題具體分析。
二、是不是只有正式發(fā)票才能做賬嗎?
由于我國(guó)稅收管理在很多時(shí)候過(guò)分倚重了“以票控稅”，給一些初涉會(huì)計(jì)職場(chǎng)的人一個(gè)誤會(huì)就是——會(huì)計(jì)做賬必須要見(jiàn)到發(fā)票才能做賬。其實(shí)，這是一個(gè)天大的誤區(qū)。
會(huì)計(jì)核算的一個(gè)重要職責(zé)，就是真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，有些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)本身就不需要發(fā)票。
1、僅僅是反映雙方債權(quán)債務(wù)關(guān)系的
可以使用收據(jù)、借款單以及合同、銀行回單等作為做賬依據(jù)。比如預(yù)收定金、支付欠款、資金拆借等。
2、發(fā)生的業(yè)務(wù)屬于非稅經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)
比如企業(yè)雙方簽訂了合同，但是還未履約就有一方違約，最后法院裁定或判決違約方向守約方支付的違約金。此時(shí)由于還未涉及到應(yīng)稅，故支付違約金就不涉及發(fā)票。但是，雙方可以依據(jù)法律文書(shū)、銀行回單等作為做賬依據(jù)。
實(shí)務(wù)中，類(lèi)似這種情況的很多。
3、特殊部門(mén)使用的特殊票據(jù)
所謂特殊票據(jù)就是除稅務(wù)發(fā)票以外，國(guó)家或稅法認(rèn)可使用的票據(jù)。具體包括有政府財(cái)政部門(mén)的非稅收入專(zhuān)用收據(jù)、軍隊(duì)與武警使用的收據(jù)、醫(yī)院與學(xué)校等使用的收據(jù)、銀行收費(fèi)憑據(jù)、郵政部門(mén)收費(fèi)憑據(jù)、鐵路收費(fèi)憑據(jù)(含火車(chē)票)、航空公司收費(fèi)憑據(jù)(含機(jī)票)等等。
這些特殊票據(jù)在現(xiàn)實(shí)生活中是大量存在的，并且大多數(shù)也是被國(guó)家相關(guān)部門(mén)認(rèn)可的。
因此，這些特殊票據(jù)，雖然不是稅務(wù)發(fā)票，但是實(shí)務(wù)中可以起到發(fā)票相同作用，多數(shù)都能在稅前進(jìn)行扣除。
4、企業(yè)內(nèi)部的憑據(jù)
企業(yè)內(nèi)部按照規(guī)范財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生的內(nèi)部憑據(jù)，是會(huì)計(jì)做賬時(shí)候的重要憑據(jù)。
比如，按規(guī)定制作的固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表，可以作為會(huì)計(jì)上計(jì)提折舊會(huì)計(jì)分錄的依據(jù);原輔材料的領(lǐng)料單，是作為企業(yè)生產(chǎn)成本核算最重要的依據(jù)，也是會(huì)計(jì)上做“生產(chǎn)成本”等科目會(huì)計(jì)分錄憑據(jù)之一。
企業(yè)的工資和獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等發(fā)放資料，是會(huì)計(jì)上處理“應(yīng)付職工薪酬”最主要的依據(jù)。
企業(yè)董事會(huì)或股東會(huì)決定對(duì)外投資的決議，是會(huì)計(jì)上處理“長(zhǎng)期股權(quán)投資”必須的依據(jù);涉及股東分紅，當(dāng)然也需要這樣的決議。
所有涉及資產(chǎn)減值準(zhǔn)備計(jì)提、資產(chǎn)盤(pán)盈盤(pán)虧處理等，企業(yè)內(nèi)部按照內(nèi)控程序產(chǎn)生的資料，都是這些會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)或會(huì)計(jì)分錄必須的依據(jù)。
企業(yè)內(nèi)部的憑據(jù)根據(jù)企業(yè)的規(guī)模與管理方式不同，可能不盡相同。
三、是不是只有正式發(fā)票才能稅前扣除?
企業(yè)所得稅法及其實(shí)施細(xì)則等，從未規(guī)定必須要正式發(fā)票才能稅前扣除。涉及稅前扣除的規(guī)定很多，但是規(guī)定必須要有正式發(fā)票才能稅前扣除的，我的理解是涉及的貨物或勞務(wù)多數(shù)情況下是增值稅或營(yíng)業(yè)稅的應(yīng)稅范圍。比如，成本耗用的存貨要能得到稅前扣除，外購(gòu)的應(yīng)該有正式發(fā)票;發(fā)生的費(fèi)用支出，如果屬于增值稅或營(yíng)業(yè)稅的應(yīng)稅范圍就必須要正式發(fā)票。如果涉及的成本費(fèi)用支出，不屬于增值稅或營(yíng)業(yè)稅的應(yīng)稅范圍的，應(yīng)該是不需要正式發(fā)票的。
四、所有的報(bào)銷(xiāo)憑證是不是必須要有老板的簽字?
這個(gè)問(wèn)題不能一概而論，具體要看企業(yè)的規(guī)模、組織形式、內(nèi)控要求等。
在大中型企業(yè)，一般管理規(guī)范或進(jìn)行預(yù)算管理，企業(yè)有比較規(guī)范的分級(jí)授權(quán)制度等，財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)等一般會(huì)按照分級(jí)授權(quán)制度進(jìn)行辦理，不可能也不應(yīng)該所有的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)都由“老板”簽字;同時(shí)，在管理規(guī)范的企業(yè)，一般還會(huì)分預(yù)算內(nèi)和預(yù)算外支出，二者簽批程序也是不同的。
而在很多小型私營(yíng)企業(yè)，老板出于對(duì)企業(yè)的把控，更加喜歡強(qiáng)調(diào)在企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行他的“一支筆”——沒(méi)有老板的簽字，一律不能報(bào)銷(xiāo)。這也是，很多人產(chǎn)生誤區(qū)的原因之一。
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