會計從業(yè)《會計電算化》基礎(chǔ)知識點：構(gòu)建數(shù)據(jù)清單

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　　構(gòu)建數(shù)據(jù)清單、記錄單的使用

　　(一)數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建

　　1.數(shù)據(jù)清單的概念

　　Excel中，數(shù)據(jù)庫是通過數(shù)據(jù)清單或列表來實現(xiàn)的。數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類型和格式完全相同的Excel工作表。

　　數(shù)據(jù)清單中的列對應數(shù)據(jù)庫中的字段，列標志對應數(shù)據(jù)庫中的字段名稱，每一行對應數(shù)據(jù)庫中的一條記錄。

　　2.構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求

　　為了使Excel自動將數(shù)據(jù)清單當作數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求主要有：

　　①列標志應位于數(shù)據(jù)清單的第一行，用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報告。

　　②同一列中各行數(shù)據(jù)項的類型和格式應當完全相同。

　　③避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列，但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開時，應在它們之間留出至少一個空白的行或列。

　�、鼙M量在一張工作表上建立一個數(shù)據(jù)清單。

　　構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求

　　(二)記錄單的使用

　　1.記錄單的概念

　　記錄單又稱數(shù)據(jù)記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對話框。

　　2.通過記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄

　�、偻ㄟ^記錄單處理記錄的優(yōu)點

　　通過記錄單處理記錄的優(yōu)點主要有：界面直觀，操作簡單，減少數(shù)據(jù)處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤，特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除。

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　　Excel2003輸入數(shù)據(jù)清單的列標志后，選中數(shù)據(jù)清單的任意一個單元格，點擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。

　　Excel2013的數(shù)據(jù)功能區(qū)中盡管沒有“記錄單”命令，但可通過單擊以自定義方式添入“快速訪問工具欄”或“功能區(qū)”中的“記錄單”按鈕來打開。

　　Excel2013記錄單的添加與打開操作圖解

　　【提示】

　　1.“記錄單”對話框打開后，只能通過“記錄單”對話框來輸入、查詢、核對、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù)，但無法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進行相應的操作。

　　2.在Excel2003中，記錄單、篩選、排序、分類匯總都在“數(shù)據(jù)”菜單中打開。

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　　單擊“新建”，光標自動移至第一個空白文本框，輸入相關(guān)數(shù)據(jù)按“Tab”鍵或單擊第二個空白文本框，繼續(xù)輸入其他數(shù)據(jù)。

　　在數(shù)據(jù)錄入過程中，如果發(fā)現(xiàn)某個文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，可將光標移入該文本框或按“Shift+Tab”鍵移至上個文本框，直接進行修改。

　　如果發(fā)現(xiàn)多個文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有輸入，光標將自動移入第一個空白文本框，等待數(shù)據(jù)錄入。

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　　單擊“記錄單”中的“條件”按鈕，文本框內(nèi)容清空，輸入查詢條件，按回車鍵或點擊“上一條”或“下一條”查詢。

　　符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對話框相應列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據(jù)清單中記錄的總條數(shù)。

　　這種方法尤其適合于具有多個查詢條件的查詢中，只要在對話框多個列名后的文本框內(nèi)同時輸入相應的查詢條件即可。

　　利用記錄單查找單元格操作圖解

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　　查找到待核對或修改的記錄后，在對話框相應列后文本框中逐一核對或修改。在確認修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有修改。

　　⑥利用“記錄單”對話框刪除特定記錄

　　查找到待刪除的記錄后，點擊“刪除”按鈕，本條記錄即被刪除，記錄刪除后無法通過單擊“還原”按鈕來撤銷。

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