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構(gòu)建數(shù)據(jù)清單、記錄單的使用
(一)數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建
1.數(shù)據(jù)清單的概念
Excel中，數(shù)據(jù)庫(kù)是通過(guò)數(shù)據(jù)清單或列表來(lái)實(shí)現(xiàn)的。數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標(biāo)題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類型和格式完全相同的Excel工作表。
數(shù)據(jù)清單中的列對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段，列標(biāo)志對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名稱，每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一條記錄。
2.構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求
為了使Excel自動(dòng)將數(shù)據(jù)清單當(dāng)作數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求主要有：
�、倭袠�(biāo)志應(yīng)位于數(shù)據(jù)清單的第一行，用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報(bào)告。
�、谕涣兄懈餍袛�(shù)據(jù)項(xiàng)的類型和格式應(yīng)當(dāng)完全相同。
③避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列，但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開時(shí)，應(yīng)在它們之間留出至少一個(gè)空白的行或列。
�、鼙M量在一張工作表上建立一個(gè)數(shù)據(jù)清單。
構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求
(二)記錄單的使用
1.記錄單的概念
記錄單又稱數(shù)據(jù)記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對(duì)話框。
2.通過(guò)記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄
�、偻ㄟ^(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)
通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)主要有：界面直觀，操作簡(jiǎn)單，減少數(shù)據(jù)處理時(shí)行列位置的來(lái)回切換，避免輸入錯(cuò)誤，特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對(duì)、添加、查找、修改或刪除。
�、凇坝涗泦巍睂�(duì)話框的打開
Excel2003輸入數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)志后，選中數(shù)據(jù)清單的任意一個(gè)單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。
Excel2013的數(shù)據(jù)功能區(qū)中盡管沒(méi)有“記錄單”命令，但可通過(guò)單擊以自定義方式添入“快速訪問(wèn)工具欄”或“功能區(qū)”中的“記錄單”按鈕來(lái)打開。
Excel2013記錄單的添加與打開操作圖解
【提示】
1.“記錄單”對(duì)話框打開后，只能通過(guò)“記錄單”對(duì)話框來(lái)輸入、查詢、核對(duì)、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù)，但無(wú)法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進(jìn)行相應(yīng)的操作。
2.在Excel2003中，記錄單、篩選、排序、分類匯總都在“數(shù)據(jù)”菜單中打開。
�、墼凇坝涗泦巍睂�(duì)話框中輸入新記錄
單擊“新建”，光標(biāo)自動(dòng)移至第一個(gè)空白文本框，輸入相關(guān)數(shù)據(jù)按“Tab”鍵或單擊第二個(gè)空白文本框，繼續(xù)輸入其他數(shù)據(jù)。
在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，可將光標(biāo)移入該文本框或按“Shift+Tab”鍵移至上個(gè)文本框，直接進(jìn)行修改。
如果發(fā)現(xiàn)多個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有輸入，光標(biāo)將自動(dòng)移入第一個(gè)空白文本框，等待數(shù)據(jù)錄入。
�、芾谩坝涗泦巍睂�(duì)話框查找特定單元格
單擊“記錄單”中的“條件”按鈕，文本框內(nèi)容清空，輸入查詢條件，按回車鍵或點(diǎn)擊“上一條”或“下一條”查詢。
符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對(duì)話框相應(yīng)列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應(yīng)顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據(jù)清單中記錄的總條數(shù)。
這種方法尤其適合于具有多個(gè)查詢條件的查詢中，只要在對(duì)話框多個(gè)列名后的文本框內(nèi)同時(shí)輸入相應(yīng)的查詢條件即可。
利用記錄單查找單元格操作圖解
�、堇谩坝涗泦巍睂�(duì)話框核對(duì)或修改特定記錄
查找到待核對(duì)或修改的記錄后，在對(duì)話框相應(yīng)列后文本框中逐一核對(duì)或修改。在確認(rèn)修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有修改。
�、蘩谩坝涗泦巍睂�(duì)話框刪除特定記錄
查找到待刪除的記錄后，點(diǎn)擊“刪除”按鈕，本條記錄即被刪除，記錄刪除后無(wú)法通過(guò)單擊“還原”按鈕來(lái)撤銷。
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