五、分類賬的設(shè)置和登記
分類賬有總分類賬和明細(xì)分類賬兩類。
(一)總分類賬
總分類賬也稱總賬，是按總分類賬戶進(jìn)行分類登記，全面、總括地反映和記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，并為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供資料的賬簿。由于總分類賬能全面地、總括地反映和記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)引起的資金運(yùn)動(dòng)和財(cái)務(wù)收支情況，并為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供數(shù)據(jù)。因此，任何單位都必須設(shè)置總分類賬。
總分類賬一般采用訂本式賬，按照會(huì)計(jì)科目的編碼順序分別開設(shè)賬戶，并為每個(gè)賬戶預(yù)留若干賬頁。由于總分類賬只進(jìn)行貨幣度量的核算，因此最常用的格式是三欄式，在賬頁中設(shè)置借方、貸方和余額三個(gè)基本金額欄�？偡诸愘~中的對(duì)應(yīng)科目欄，可以設(shè)置也可以不設(shè)置。“借或貸”欄是指賬戶的余額在借方還是在貸方。
總分類賬的登記，可以根據(jù)記賬憑證逐筆登記，也可以通過一定的方式分次或按月一次匯總成匯總記賬憑證或科目匯總表，然后據(jù)以登記，還可以根據(jù)多欄式現(xiàn)金、銀行存款日記賬在月末時(shí)匯總登記。總分類賬登記的依據(jù)和方法，取決于企業(yè)采用的賬務(wù)處理程序。
(二)明細(xì)分類賬
明細(xì)分類賬是根據(jù)明細(xì)賬戶開設(shè)賬頁，分類、連續(xù)地登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)以提供明細(xì)核算資料的賬簿。根據(jù)實(shí)際需要，各種明細(xì)賬分別按二級(jí)科目或明細(xì)科目開設(shè)賬戶，并為每個(gè)賬戶預(yù)留若干賬頁，用來分類、連續(xù)記錄有關(guān)資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用、利潤等詳細(xì)資料。設(shè)置和運(yùn)用明細(xì)分類賬，有利于加強(qiáng)資金的管理和使用，并可為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供必要的資料，因此，各單位在設(shè)置總分類賬的基礎(chǔ)上，還要根據(jù)經(jīng)營管理的需要，按照總賬科目設(shè)置若干必要的明細(xì)賬，以形成既能提供經(jīng)濟(jì)活動(dòng)總括情況，又能提供具體詳細(xì)情況的賬簿體系。
明細(xì)賬的格式，應(yīng)根據(jù)它所反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，以及財(cái)產(chǎn)物資管理的不同要求來設(shè)計(jì)，一般有三欄式明細(xì)賬、數(shù)量金額式明細(xì)賬、多欄式明細(xì)賬和橫線登記式明細(xì)分類賬四種。
1、三欄式明細(xì)分類賬
三欄式明細(xì)分類賬賬頁的格式同總分類賬的格式基本相同，它只設(shè)借方、貸方和金額三個(gè)金額欄，不設(shè)數(shù)量欄。所不同的是，總分類賬簿為訂本賬，而三欄式明細(xì)分類賬簿多為活頁賬。這種賬頁適用于采用金額核算的應(yīng)收賬款、應(yīng)付款款等賬戶的明細(xì)核算。
2、數(shù)量金額式明細(xì)賬
數(shù)量金額式明細(xì)賬賬頁格式在收入、發(fā)出、結(jié)存三欄內(nèi)，再分別設(shè)置“數(shù)量”、“單價(jià)”和“金額”等欄目，以分別登記實(shí)物的數(shù)量和金額。其格式如表5-4。
數(shù)量金額式明細(xì)賬適用于既要進(jìn)行金額明細(xì)核算，又要進(jìn)行數(shù)量明細(xì)核算的財(cái)產(chǎn)物資項(xiàng)目。如“原材料”、“庫存商品”等賬戶的明細(xì)核算。它能提供各種財(cái)產(chǎn)物資收入、發(fā)出、結(jié)存等的數(shù)量和金額資料，便于開展業(yè)務(wù)和加強(qiáng)管理的需要。
3、多欄式明細(xì)分類賬
多欄式明細(xì)分類賬是根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和經(jīng)營管理的需要，在一張賬頁的借方欄或貸方欄設(shè)置若干專欄，集中反映有關(guān)明細(xì)項(xiàng)目的核算資料。它主要適用于只記金額、不記數(shù)量，而且在管理上需要了解其構(gòu)成內(nèi)容的費(fèi)用、成本、收入、利潤賬戶，如“生產(chǎn)成本”、“制造費(fèi)用”、“管理費(fèi)用”、“主營業(yè)務(wù)收入”等賬戶的明細(xì)分類賬�！氨灸昀麧櫋薄ⅰ袄麧櫡峙洹焙汀皯�(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅”等科目所屬明細(xì)科目則需采用借、貸方均為多欄式的明細(xì)賬;
多欄式明細(xì)賬的格式視管理需要而呈多種多樣。它在一張賬頁上，按明細(xì)科目分設(shè)若干專欄，集中反映有關(guān)明細(xì)項(xiàng)目的核算資料。如“制造費(fèi)用明細(xì)賬”，它在借方欄下，可分設(shè)若干專欄，如：工資和福利費(fèi)、折舊費(fèi)、修理費(fèi)、辦公費(fèi)。
企業(yè)發(fā)生的制造費(fèi)用，借記本科目;分配計(jì)入有關(guān)成本核算對(duì)象時(shí)，貸記本科目。除季節(jié)性生產(chǎn)企業(yè)外，本科目月末應(yīng)無余額。這類賬頁，多用于關(guān)于費(fèi)用、成本、收入、成果類科目的明細(xì)核算。
多欄式明細(xì)分類賬是由會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證或原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的，對(duì)于成本費(fèi)用類賬戶，只在借方設(shè)專欄，平時(shí)在借方登記費(fèi)用，成本發(fā)生額，貸方登記月末將借方發(fā)生額一次轉(zhuǎn)出的數(shù)額。平時(shí)如發(fā)生貸方發(fā)生額，應(yīng)用“紅字”在借方有關(guān)欄內(nèi)登記，表示應(yīng)從借方發(fā)生額中沖減。同樣，對(duì)于收入、成果類賬戶，只在貸方設(shè)專欄，平時(shí)在貸方登記收入的發(fā)生額，借方登記月末將貸方發(fā)生額一次轉(zhuǎn)讓“本年利潤”的數(shù)額，若平時(shí)發(fā)生退貨，應(yīng)用“紅字”在貸方有關(guān)欄內(nèi)登記。
4、平行式明細(xì)分類賬
平行式明細(xì)分類賬也稱橫線登記式明細(xì)分類賬。它的賬頁結(jié)構(gòu)特點(diǎn)是，將前后密切相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在同一橫行內(nèi)進(jìn)行詳細(xì)登記，以檢查每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成及變動(dòng)情況。該種賬頁一般用于“物資采購”、“一次性備用金業(yè)務(wù)”等明細(xì)分類賬。
平行式明細(xì)分類賬的借方一般在購料付款或借出備用金時(shí)按會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)順序逐日逐筆登記，其貸方則不要求按會(huì)計(jì)憑證編號(hào)逐日逐筆登記，而是在材料驗(yàn)收入庫或者備用金使用后報(bào)銷和收回時(shí)，在與借方記錄的同一行內(nèi)進(jìn)行登記。同一行內(nèi)借方、貸方均有記錄時(shí)，表示該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已處理完畢，若一行內(nèi)只有借方記錄而無貸方記錄的，表示該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)尚未結(jié)束。
各種明細(xì)賬的登記方法，應(yīng)根據(jù)本單位業(yè)務(wù)量的大小和經(jīng)營管理上的需要，以及所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容而定，可以根據(jù)原始憑證、匯總原始憑證或記賬憑證逐筆登記，也可以根據(jù)這些憑證逐日或定期匯總登記。
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