4)文件化

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位應保持最新與充分的并適合企業(yè)實際特點的職業(yè)健康安全管理體系文件，以確保建立的職業(yè)健康安全管理體系在任何情況下(包括各級人員發(fā)生變動時)均能得到充分理解和有效運行。

　　職業(yè)健康安全管理體系文件應以適合自身管理的形式(如書面或電子形式)予以建立與保持，并應包括下列內(nèi)容：

　　(1)職業(yè)健康安全方針和目標;

　　(2)職業(yè)健康安全管理的關(guān)鍵崗位與職責;

　　(3)主要的職業(yè)健康安全風險及其預防和控制措施;

　　(4)職業(yè)健康安全管理體系框架內(nèi)的管理方案、程序、作業(yè)指導書和其他內(nèi)部文件。

　　5)文件與資料控制

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位應制定書面程序，以便對職業(yè)健康安全文件的識別、批準、發(fā)布和撤銷以及職業(yè)健康安全有關(guān)資料進行控制，確保其滿足下列要求：

　　(1)明確體系運行中哪些是重要崗位以及這些崗位所需的文件，確保這些崗位得到現(xiàn)行有效版本的文件。

　　(2)無論在正常還是異常情況(包括緊急情況)下，文件和資料都應便于使用和獲取。例如，在緊急情況下，應確保工藝操作人員及其他有關(guān)人員能及時獲得最新的工程圖、危險物質(zhì)數(shù)據(jù)卡、程序和作業(yè)指導書等。

　　(3)職業(yè)健康安全管理體系文件應書寫工整，便于使用者理解，并應定期評審，必要時予以修改。

　　(4)傳達到企業(yè)內(nèi)所有相關(guān)人員或受其影響的人員。

　　(5)建立現(xiàn)行有效并需控制的文件與資料發(fā)放清單，并采取有效措施及時將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤回或防止誤用。

　　(6)根據(jù)法律、法規(guī)的要求和(或)保存知識的目的，對留存的檔案性文件和資料應予以適當標識。

　　6)記錄與記錄管理

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位建立和保持程序，用來標識、保存和處置有關(guān)職業(yè)健康安全記錄。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位的職業(yè)健康安全記錄應填寫完整、字跡清楚、標識明確，并確定記錄的保存期，將其存放在安全地點，便于查閱，避免損壞。重要的職業(yè)健康安全記錄應以適當方式或按法規(guī)要求妥善保護，以防火災和損壞。

　　(三)計劃與實施

　　1.計劃與實施的目的

　　計劃與實施的目的是要求生產(chǎn)經(jīng)營單位依據(jù)自身的危害與風險情況，針對職業(yè)健康安全方針的要求做出明確具體的規(guī)劃，并建立和保持必要的程序或計劃，以持續(xù)、有效地實施與運行職業(yè)健康安全管理規(guī)劃，包括初始評審、目標、管理方案、運行控制、應急預案與響應。

　　2.計劃與實施的內(nèi)容與要求

　　1)初始評審

　　初始評審是指對生產(chǎn)經(jīng)營單位現(xiàn)有職業(yè)健康安全管理體系及其相關(guān)管理方案進行評價，目的是依據(jù)職業(yè)健康安全方針總體目標和承諾的要求，為建立和完善職業(yè)健康安全管理體系中的各項決策(重點是目標和管理方案)提供依據(jù)，并為持續(xù)改進企業(yè)的職業(yè)健康安全管理體系提供一個能夠測量的基準。

　　對于尚未建立或欲重新建立職業(yè)健康安全管理體系的生產(chǎn)經(jīng)營單位，或該企業(yè)屬于新建組織時，初始評審過程可作為其建立職業(yè)健康安全管理體系的基礎(chǔ)。

　　初始評審過程主要包括危害辨識、風險評價和風險控制的策劃，法律、法規(guī)及其他要求兩項工作。生產(chǎn)經(jīng)營單位的初始評審工作應組織相關(guān)專業(yè)人員來完成，以確保初始評審的工作質(zhì)量，如可行，此工作還應以適當?shù)男问?如健康安全委員會)與企業(yè)的員工及其代表進行協(xié)商交流。初始評審的結(jié)果應形成文件。

　　(1)危害辨識、風險評價和風險控制策劃。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位應通過定期或及時地開展危害辨識、風險評價和風險控制策劃工作，來識別、預測和評價生產(chǎn)經(jīng)營單位現(xiàn)有或預期的作業(yè)環(huán)境和作業(yè)組織中存在哪些危害(風險)，并確定消除、降低或控制此類危害(風險)所應采取的措施。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位應首先結(jié)合自身的實際情況建立并保持一套程序，重點提供和描述危害辨識、風險評價和風險控制策劃活動過程的范圍、方法、程度與要求。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位在開展危害辨識、風險評價和風險控制的策劃時，應注意滿足下列要求：

　　在任何情況下，不僅考慮常規(guī)的活動，而且還應考慮非常規(guī)的活動;

　　除考慮自身員工的活動所帶來的危害和風險外，還應考慮承包方、供貨方包括訪問者等相關(guān)方的活動，以及使用外部提供的服務所帶來的危害和風險;

　　考慮作業(yè)場所內(nèi)所有的物料、裝置和設(shè)備造成的職業(yè)健康安全危害，包括過期老化以及租賃和庫存的物料、裝置和設(shè)備。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位的危害辨識、風險評價和風險控制策劃的實施過程應遵循下列基本原則，以確保該項活動的合理性與有效性：

　�、僭谶M行危害辨識、風險評價和風險控制的策劃時，要確保滿足實際需要和適用的職業(yè)健康安全法律、法規(guī)及其他要求;

　�、谖：Ρ孀R、風險評價和風險控制的策劃過程應作為一項主動的而不是被動的措施執(zhí)行，即應在承接新的工程活動和引入新的建筑作業(yè)程序，或?qū)υ薪ㄖ鳂I(yè)程序進行修改之前進行。在這些活動或程序改變之前，應對已識別出的風險策劃必要的降低和控制措施。

　�、蹜獙λu價的風險進行合理的分級，確定不同風險的可承受性，以便在制定目標特別是制定管理方案時予以側(cè)重和考慮。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位應針對所辨識和評價的各類影響員工安全和健康的危害和風險，確定出相應的預防和控制的措施。所確定的預防和控制措施，應作為制定管理方案的基本依據(jù)，而且，應有助于設(shè)備管理方法、培訓需求以及運行(作業(yè))標準的確定，并為確定監(jiān)測體系運行績效的測量標準提供適宜信息。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位應按預定的或由管理者確定的時間或周期對危害辨識、風險評價和風險控制過程進行評審。同時，當企業(yè)的客觀狀況發(fā)生變化，使得對現(xiàn)有辨識與評價的有效性產(chǎn)生疑義時，也應及時進行評審，并注意在發(fā)生變化前即采取適當?shù)念A防性措施，并確保在各項變更實施之前，通知所有相關(guān)人員并對其進行相應的培訓。

　　(2)法律法規(guī)及其他要求。

　　為了實現(xiàn)職業(yè)健康安全方針中遵守相關(guān)適用法律法規(guī)等的承諾，生產(chǎn)經(jīng)營單位應認識和了解影響其活動的相關(guān)適用的法律、法規(guī)和其他職業(yè)健康安全要求，并將這些信息傳達給有關(guān)的人員，同時，確定為滿足這些適用法律法規(guī)等所必須采取的措施。